Reunimos neste post dicas essenciais de gestão administrativa para arquitetos. Descubra como alavancar o crescimento do negócio e fazer o seu escritório prosperar!
Começamos com o seguinte aviso: gestão empresarial é um procedimento complexo.
Vários questionamentos surgem diariamente, assim como aflições e conflitos que devem ser solucionados sempre em tempo recorde.
“Estou cobrando corretamente pelo meu serviço? Pra quem enviei aquela proposta mesmo? Atrasado com o projeto, eu?”
Se você já está à frente de seu próprio negócio, provavelmente sabe do que estamos falando. Caso você ainda pretende começar a empreender no ramo de arquitetura, sugerimos ter isso em mente.
A partir dessa premissa, elaboramos 3 grandes dicas para uma melhor gestão administrativa para arquitetos.
As dicas também são muito válidas também para outros negócios que atuam no ramo de criativo como urbanismo e design.
Iremos focar em situações que pairam sobre a gestão administrativa para arquitetos – incluindo documentos, processos e burocracia – aspectos rotineiros, mas que podem alavancar ou impedir o crescimento de uma organização. Então, vamos lá!
DICA 01: Olho na regularização empresarial
Nada como começar do início. Regularização empresarial no Brasil, no geral, é sinônimo de duas situações:
- Negligência
- Problemas
A economia informal brasileira – aquela que não é reportada ao governo – é crescente e vem avançando desde 2014. Diversos são os motivos para que os negócios brasileiros não atuem formalmente, e a falta de informação é um deles.
Devido à burocracia estatal, um dos fatores que influencia o país a amargar as posições mais baixas no ranking de liberdade econômica, muitos negócios são iniciados à margem da legalidade. Entretanto, cabe ressaltar que a falta de regularização pode levar a multas, prejuízo, e até ao fechamento da empresa.
Por isso, é importante que a operação empresarial seja realizada de forma regular e dentro do que se propõe a legislação. No caso dos arquitetos, estes NÃO podem ser enquadrados como Micro Empreendedores Individuais – MEI. Entretanto, são elegíveis para se formalizarem como MICROEMPRESA, desde que mantenham a receita bruta igual ou inferior à R$ 360.000,00/ano.
De toda forma, é importante que a operação do negócio seja acompanhada de uma contabilidade (obrigatória no caso das Microempresas) ou de uma assessoria financeira (bastante recomendável para MEIs e Empresários Individuais).
Além disso, a regularização não para no momento da formalização do negócio. Diariamente, os processos financeiros da empresa – recebimentos e pagamentos, receitas e gastos – geram informações que deverão ser repassadas ao governo e disponibilizadas em caso de prestação de contas. Manter um processo financeiro estável e claro é dever de todo empreendimento. Especificamente sobre gestão financeira, trataremos de forma mais abrangente no próximo post.
DICA 02: Não deixe sua cabeça ser a sua agenda
Atualmente, o fluxo de informações que recebemos diariamente é estonteante e não para de crescer. Com uma vasta gama de ferramentas para anotações (Evernote, Google Keep, OneNote), é irônico que muitos empreendedores ainda mantenham sua memória como única agenda e ferramenta de gestão de tempo e processos.
Possuir processos bem definidos é essencial em qualquer organização, e ferramentas de gestão de projetos são igualmente essenciais para aqueles que trabalham nesse formato, como os arquitetos.
Manter atividades (ou tarefas) bem delineadas em uma ferramenta digital permite que a operação empresarial seja visualizada e confeccionada em períodos (diariamente, semanalmente, mensalmente, etc.). Além disso, temos a verificação de entrega e feedback das tarefas, e, não menos importante, a documentação das mesmas.
Ferramentas como Trello, Asana e Run Run.it possibilitam que as tarefas sejam acompanhadas por mais de um indivíduo. Permitem também que arquivos sejam compartilhados, comentários sejam lidos e checagem através de e-mail ou smartphone. Manter os processos em linha atua como uma barreira de segurança ao diminuir acidentes e esquecimentos, que podem ser cruciais para a saúde financeira de um escritório ou empresário individual.
No caso da gestão de projetos, ferramentas como Pipefy e MS Project podem auxiliar a execução do trabalho durante toda a sua duração. Seja na quebra das tarefas, já citadas anteriormente, ou até mesmo na conferência do escopo e orçamento estipulados para o projeto, a gestão diária será crucial para uma entrega com mais qualidade e que tenha aderência ao planejamento desenhado junto ao cliente.
DICA 03: Mapeie sua rotina
Sabia que um processo bem delineado já foi um processo confuso e com falhas? A forma de trabalho atual (As-Is) é transformada em um processo otimizado (To-Be) através de mapeamento e bastante reflexão. Sendo assim, é crucial que os processos de trabalhos sejam de inteiro conhecimento do empreendedor. E também não vale guardá-los apenas na memória!
Questionamentos aparentemente simples podem ser bastante eficazes nesse momento. Pergunte-se:
“o que estou fazendo para atrair clientes?”
“depois que recebo um cliente, como atuo?”
“depois do envio de uma proposta, qual são as minhas próximas ações?”
“ao não receber resposta do cliente, o que faço?”
“após uma entrega, qual a primeira coisa que penso em fazer?”
Pensar como as situações estão sendo realizadas irão formar um diagrama representativo do processo como ele é hoje. O grande desafio é compreender quais partes são gargalos e atuam de forma a produzir efeitos negativos no decorrer da cadeia de acontecimentos.
Uma rotina mapeada será o input necessário para que os processos ocorram de forma mais natural e que tenham menos gargalos ou “buracos”. A identificação de um gargalo poderá ser o gatilho para outras ações, como a reformulação de um processo de marketing, a adoção de um processo pós-venda ou até mesmo a busca por maior qualificação para que a qualidade do produto final seja ainda melhor.
Gestão Administrativa para Arquitetos
Por fim, esperamos que estas dicas sejam úteis para um melhor de processo de trabalho. Seja você arquiteto, urbanista, designer ou gestor de um escritório de arquitetura, essas dicas simbolizam ações recorrentes e que merecem sempre serem revisitadas. Aguarde o próximo post para novas dicas sobre gestão financeira para arquitetos!
SOBRE O AUTOR:
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